年会季到了，如何办一场不掉链子的活动？:01 / 不懂老板意图掉链子掉链子可能性：☆☆☆☆掉链子严重性：☆☆☆☆☆“干活不由东，累死也无功。”会议的意义在于

01 / 不懂老板意图掉链子

掉链子可能性：☆☆☆☆

掉链子严重性：☆☆☆☆☆

“干活不由东，累死也无功。”会议的意义在于解决问题。而活动项目经理的职责，就是要最大化地满足老板/甲方的需求，解决问题。

不思考会议目的的人，往往不能get到深层次需求，不能交付满意的方案，久而久之，容易被老板认为“缺乏能力”，对于一些公关公司来说，可能直接导致丢标。

为什么掉链子？

小白看似周全的思考，其实是“执行的大坑”。因为基于时间、位置、预算等条件，根本无法作出符合老板心意的判断和方案。

如何不掉链子？

先思考“为什么要举办这场活动、如何达成活动的目的”——老板想要通过这场会解决什么问题？又有什么东西在阻碍其达到目标？而不是“我应该如何搞定上级/甲方的要求”。

永远站在客户的立场看待活动——活动目的是什么？到底要传达什么信息？要让参与者、来宾有什么样的感受？

活动的目的决定了选择什么调性的场地。强调活动的张力和活力，可以选择艺术中心。强调活动高端，就会选五星级酒店。

活动信息也要最大程度地展现于物料和流程设计上——邀请函、场地指示牌、签到处、内场设计、舞美、桌卡、椅背贴，再到开场视频、互动环节、主持人的选择……一般来说，保证嘉宾能够看到7次以上会议核心信息，就会记住会议的内容。

02 / 活动场地掉链子

掉链子可能性：☆☆☆

掉链子严重性：☆☆☆☆☆

活动策划前期，“场地为王”。场地是活动策划落地的开端。场地不确定，随后的策划、筹备、邀约等后续动作都无法推进。而如果场地在活动举办前出现意外，活动将面临“毁灭性打击”。

为什么掉链子？

1）情形一：慢慢悠悠找场地，火急火燎抢档期

一些办会者经验不足，认为场地很好找；或者领导迟迟不能决策，临近活动才订场地。如果恰好赶上旺季，档期会很难抢得到，可能影响活动执行。另外，也有些主办方在订好场地，收到酒店寄出的合同之后，却迟迟没有签约付定金，也可能面临酒店把场地卖给别家的尴尬状况。

2）情形二：被警察叔叔“踢会”

大型活动在准备阶段，都会遇到一个必须直面的环节——公安报批。如果没有手续，就会被强制要求停止项目。同时公安报批的文件材料准备（也称大型群众性活动安全工作方案）又是这个环节中必不可少而又最繁琐的工作。近年也有多次由于主办方没有提前进行大型活动报备，最后“引来”了警察叔叔的情况发生。最近拿下近50亿票房的《战狼2》在上映前，共计在全国举办26场的路演活动，导演吴京到场和各地粉丝进行互动。然而，7月16日上午10点，吴京在自己微博贴出了一张责令停止活动的通知，郑州路演就因为没有报批和通过安全审查，被强制要求暂停。

此次活动临时取消的原因有三：

1.未提前二十天向当地公安机关备案该活动。

2.场地狭小，存在较大治安安全风险隐患。

3.激增的人流量超出了场地消防安全事故的承载力，存在消防安全隐患。

连吴京都免不了“进坑”，该如何避免呢？

如何不掉链子？

大型活动前往公安机关申请安全许可，是一个非常必要且必须的环节，一定不能抱有侥幸心理。这不但是对活动本身负责，更是对活动所有参与者的人身安全负责！

务必提前20天开始申报备案，如果材料不齐及资质不够，就需要更充足的时间提前准备。

场地能早订，就早订，这样会拥有充足时间邀约客户。邀约时间越长，约容易安排行程，客户到场率越高。自己心里越踏实，也会为后期执行留下充足时间。看上的场地务必早点签订合同！

03 / 嘉宾接待掉链子

掉链子可能性：☆☆☆☆☆

掉链子严重性：☆☆☆☆

完美的会议活动，应该为客人制造良好的参会体验。然而，没有经验的活动举办方经常在接待环节不太上心，严重影响参会体验。

为什么掉链子？

通知不到位：酒店交通、住宿情况、天气情况通知不到位，都可能导致嘉宾在找会场时走弯路，或者压根找不到路。这不仅严重影响体验，更影响嘉宾到场时间，导致会议时间延后和到场率降低。签到环节：是举办方与参会人员第一次“近距离接触”，也是打造“第一印象”的关键环节，却也是最容易被忽略的环节之一。如果签到处的人员没有经验或处理不当，可能引起来宾不快甚至是冲突。

转场、吃饭环节：提前通知不到位，现场指挥混乱，造成客户体验差，时间延迟，甚至产生危险。

如何不掉链子？

提前想细一点，再想细一点，做好一切可能情况的预期和预案。比如提前准备好场地路线图、为客户提醒天气状况。如果可能的话，尽可能让重要嘉宾提前到场。嘉宾随时可能换档期，因此要永远留有planB。

这个Checklist可能会帮到你

客人抵达区是否需要布置？

客人如何抵达会场？

会场是否方便下车？

入口是否防雨？

私人物品保管区是否满足使用情况？是否有专人保管？安全怎么样？是否产生额外的费用？

下雨天是否可以准备毛巾？需要支付额外的费用吗？

下雨天是否有防滑提示？

是否准备特别的活动欢迎客人的到来？

是否需要准备额外特殊的物料？如红地毯、灯光、烟花等。

客人接待是否安排妥当？

客人数量？有什么特征？是否会带小孩？

客人的出行方式？

需要解决住宿问题吗？多少人需要安排？

客房数量要求？能否开具发票？

洗漱是否方便？冬天的时候是否有热水供应？

退房时间？

酒店是否可就地解决餐饮问题？餐厅经营时间？费用如何？

04 / 接待领导掉链子

掉链子可能性：☆☆☆☆

掉链子严重性：☆☆☆☆☆

对于某些活动，少数领导或者VIP的体验比大多数来宾的体验更重要。对于领导的接待、座位排列、出场顺序、拍照位置，都大有门道，稍有不慎就容易捅娄子。

为什么掉链子？

领导的进场、吃饭、住宿没有细致安排；

领导/VIP的会场位置、出场顺序安排不妥当；

领导讲话、台下表现没有录音、拍照或录像，后期无法传播。

合影时，领导位置不恰当；

如何不掉链子？

沟通很重要。如果关于领导招待的问题，例如座位、顺序、VIP食宿问题，一定要和领导、甲方进行沟通确认，再执行。千万不要小看一些前期你认为不重要的工作项。以拍照为例，前期拍照在现场或许显得不重要，但后期照片质量关乎宣传质量。我还建议请到专业的团队，毕竟，1000块钱的摄影师和10000块钱的摄影师，技术和认知都有差距。

05 / 现场执行掉链子

掉链子可能性：☆☆☆

掉链子严重性：☆☆☆☆☆

现场执行或者在舞台中央掉链子，一定是最严重的事故——不论老板，甲方，还是你，一定都会惊掉下巴，留下刻骨铭心的印象。

为什么掉链子？

设备坑，屏幕憋了、话筒没声音、灯不亮、某个机关打不开……

嘉宾坑：前期没有和嘉宾沟通具体环节，环节上出现纰漏；

现场人员对环节、声光电的配合没有跟上，PPT版本播错等等。

以下事故，都是嘉宾没有彩排原因造成的：

某产品发布会，公司董事长落水

某产品发布会上，公司老板吊在威亚下不来

如何避免掉链子：

所有的突发状况，都是前期没准备好。因此在活动前，所有细节都要验证。

1）一定要检查每一个环节和设备，哪怕是一个垂幅，哪怕是一页PPT。特别是moment环节，如果不想在现场出问题，就一定要让问题提前暴露。

2）准备planB。一旦某个设备有问题，或者嘉宾不到位，都可以补救。提前多想，做好backup。

3）技术的角度讲，找一个专业团队。保证出现所有状况都能及时处理，控制整场的进度。

4）一场好的活动，一定是集体协作的结果。活动最讨厌一言堂，更不能想当然！

因此，执行人员到场后应迅速进入各自工作岗位，签到引导维护用户、主持人再次熟悉串词、各项物品负责人清点数量并准备提前送到预定位置、提前沟通摄影摄像说明需要什么场景人物特写等拍摄需求，如果有多名摄影还要做好分工划分职责……

总之尽快把所有现场的准备工作做到位。提前建一个活动执行群，出现突发情况，及时通报，比如某个执行人员迟到，总负责人要立马安排其他人补位；有人遗忘工作内容或走神，旁边的同事要及时提醒协助，总之执行人员要齐心协力保证活动顺利进行。

沟通最重要。甲方和公司沟通中如果不到位，就会在现场把问题发现放大。人是最难控制的。但是，没有100%完美的活动，只有100%完美的团队。

一般要进行4次左右彩排：刚搭建完，内部会走一次彩排，让工作人员在声光电环节进行配合，知晓时间点。第二遍，嘉宾彩排，引领嘉宾上下台，让嘉宾了解自己该怎么走，做些什么。发现问题，当即解决。第三次联排，从头到尾，中间发生问题也不喊停，4-5次带妆彩排，到此时已经基本上不会出现问题。